Forventet læsetid: 13 minutter
Det er et stort skridt for ejeren af en lille virksomhed at skulle ansætte en medarbejder. Da du besluttede dig for at starte din virksomhed, tog du dig sandsynligvis af mange forskellige opgaver – håndtering af sociale medier, budgetplanlægning, etikettering af varer, håndtering af kundeklager … listen er lang. Og hvis du nu overvejer at ansætte en, der kan hjælpe, er det et rigtigt godt tegn. Det betyder, at du har travlt, at din virksomhed vokser, og at du er klar til at løfte det hele til et nyt niveau.
Vi har talt med tre selvstændige caféejere for at høre om deres oplevelser med at ansætte medarbejdere og lede et team. Uanset om du skal til at åbne butik nr. 2 eller har brug for en deltidsmedarbejder, kan du her læse deres svar og råd.
Mød ejerne
Angela Austin, Milk + Pull
Angela ejer sammen med sin mand Joe tre Milk + Pull-caféer i Brooklyn og Queens i New York, og den første åbnede i 2013. Alle medlemmer af teamet stammer fra New York, og de bestræber sig på at servere fantastisk kaffe og berige lokalsamfundet.
Sascha Dreschinski, brewdis
Sascha grundlagde brewdis i 2019 sammen med to andre. I dag driver han virksomheden sammen med Lukas Schulze-Vorberg og Bianca Breining. De ønskede at forene deres kærlighed til kaffe med et kreativt cafétilbud – så de besluttede at åbne en mobil kaffebar indbygget i en Piaggio Ape (med kælenavnet ‘Betty’). Du finder Betty og deres kaffecykel (Bobby!) i Frankfurt i Tyskland.
Anthony Grice, Fika
Efter mange år i restaurationsbranchen åbnede Anthony sin førsteFika-café i 2018 – og han har for nylig åbnet endnu en. Han ville gerne åbne et svensk-inspireret café i Liverpool i England, som har et imødekommende miljø og indbyder til samtale.
Hvornår er det tid til at ansætte en medarbejder?
Mange virksomhedsejere starter deres små virksomheder alene, eller måske med en forretningspartner eller anden støtte – de har mange opgaver og prøver selv at tage sig af dem alle. Men hvis forretningen går godt, og du gerne vil have dit brand til at vokse, er det måske tid til at hyre noget hjælp.
Angela kan huske, at hun sagde til sin mand: “Det er ikke en god idé, hvis du gør det hele, for hvis du gør det hele, så arbejder du ikke på at udvikle virksomheden. Og hvis du ikke arbejder på at udvikle virksomheden, kommer den ikke til at vokse. Du bliver nødt til at gøre dig selv fri af de daglige opgaver for at kunne arbejde på visionen og virkelig føre den ud i livet.” Angela bemærker, at da de begyndte at ansætte hjælp, gav det dem tid til at begynde at riste deres egen kaffe og udvikle den side af virksomheden. Nu har de en leder for hver af de tre Milk + Pull-caféer.
Angela siger også, at det var en stor beslutning af ansætte nogen på lederniveau. “Vi har hele tiden vidst, at vi ville få brug for det i det lange løb. Men vi vidste også, at når man skal bruge en person, der skal stå for driften … så bliver det virkelig dyrt. Vil vi kunne finde nogen, der er interesserede?” Hun fortæller, at pandemien gav dem muligheden for at kapre de helt rigtige. “Det var lidt en fordel ved pandemien, at folk begyndte at ændre deres prioriteter. Det var sådan en mulighed, vi fik, hvor vi kunne hyre en person, der kom fra et velkendt brand, der underviser i kaffe.”
Da Anthony åbnede sin første Fika-café, havde han to medarbejdere ud over sig selv. “De var begge deltidsmedarbejdere, og vi havde åbent seks dage om ugen. Så en person arbejdede tre dage, og en anden arbejdede de næste tre. Jeg arbejdede selv alle seks dage. Med to deltidsmedarbejdere havde jeg en til rådighed, når den anden havde fri.”
Og selvom det system fungerede godt, da Fika lige var åbnet, fik de hurtigt mere travlt … og Anthony indså, at han havde brug for mere hjælp. “Vi begyndte at hyre medarbejdere, som kom på arbejde ved middagstid, så de var der måske fra kl. 11.00 til kl. 14.00. De ryddede af og vaskede op, for det var et af de travleste tidspunkter på dagen. Resten af dagen tog vi os af alle de praktiske opgaver, men når der var travlt, havde vi nogen, som kun tog sig af dem, når der var tryk på, og det fungerede godt.”
Da han åbnede sin anden Fika-café, var han igen nødt til at udvide sit personale. Han flyttede medarbejdere fra den første café til den nye, fordi de allerede kendte rutinerne – men så skulle han selvfølgelig erstatte disse medarbejdere på den første café. “Der var mange flere vagter, der skulle dækkes. Vi var ikke klar over, at der ville være så mange vagter, der skulle dækkes, for vi havde selvfølgelig brug for folk, som havde arbejdet for os i lang tid, til at oplære personalet i den nye café det nye sted og sørge for, at det levede op til vores standarder.”
Sascha Dreschinski, ejer af brewdis, startede uden ansatte – det var et sjovt bijob for ham og de andre grundlæggere. “Vi holdt åbent, når det passede os, og vi havde lyst til det, så det var ret uregelmæssigt i starten, og vi skulle selv lære køretøjet at kende og finde ud af, hvordan tingene fungerede. Det var alt sammen ret sporadisk, indtil vi fik vores første medarbejder.”
Da deres processer og arbejdsgange var på plads, følte han sig klar til at ansætte en udefrakommende og oplære dem. “Vi havde skrevet alting ned og følte os trygge ved at overlade [butikken] i en andens hænder og lade dem arbejde selvstændigt. Det var meget vigtigt for os, da vi ikke er tilgængelige hele dagen på grund af vores egne jobs. Vi vil være sikre på, at de kan komme igennem dagen uden os.”
De fik også tilladelse til at sætte caféen op et sted i parken hver dag. “Vi ville gerne udnytte det og være der oftere. Spørgsmålet var så: ‘Hvordan gør vi det?’ Og så tog vi beslutningen om at hyre flere medarbejdere.”
Hvordan finder man de rigtige mennesker?
Når du har besluttet dig for at begynde at ansætte medarbejdere, skal du fokusere på at finde de rigtige. Vil du have medarbejdere, som skal arbejde for dig i længere tid, eller leder du efter hjælp i kortere perioder? Disse iværksættere i kaffebranchen har lidt forskellige tilgange og forventninger i forhold til at finde de rigtige mennesker.
Som mange andre nyopstartede små virksomheder var Milk + Pull et familieforetagende i begyndelsen – Joe tog sig af meget af det praktiske, og Angelas søstre hjalp også. “Da vi startede det første sted, var det min mand, som arbejdede der. Han havde også et fuldtidsjob. Og han timede det, så han åbnede butikken, og så begyndte vores eneste medarbejder kl. 9.00. Så gik han på arbejde og kom tilbage kl. 17.00, hvor hun gik hjem. Og i weekenderne var han der hele dagen.”
Angela bemærker, at de følte sig heldige, da de fik den første medarbejder, som ikke var familie. “Vi var helt nye, og mange af de mere etablerede baristaer har ikke lyst til at forlade den arbejdsplads, de har, hvis den er mere kendt, bare for at arbejde et sted, som ingen kender. Men da folk begyndte at se vores café og høre om den og bare oplevede brandet, begyndte de at sende ansøgninger. Fra det perspektiv tror jeg, at vores brands styrke fra begyndelsen har hjulpet os med at rekruttere nye medarbejdere. Det er selvfølgelig altid svært at finde nye medarbejdere, men det hjalp.”
I dag modtager Milk + Pull løbende ansøgninger. “De er altid rare at have, så man kan vælge de mest interessante. Og når vi i perioder søger nye medarbejdere, slår vi opslag op på sociale medier, og vi har altid flyere i vores butikker. Vi vil gerne have folk fra lokalsamfundet til at arbejde her … derfor er lokal annoncering mest relevant for os.”
“Det er svært at finde gode medarbejdere,” tilføjer Anthony. “En af mine venner, som er en succesrig restauratør, sagde til mig: ‘Det største problem, du vil løbe ind i, bliver personale.’ Problemer løser sig, men personale vil altid være et problem. Det er virkelig svært at finde nogen, der har samme passion og drive som dig selv. Siden pandemien har mange virksomheder måttet lukke, så der er høj ledighed i øjeblikket. Så snart jeg offentliggør en jobannonce, er der i omegnen af hundrede mennesker til ét job inden for en time – det er helt skørt.”
Og selvom Anthony indrømmer, at det er dejligt at have en masse ansøgere, er det en udfordring at finde medarbejdere, som passer til jobbet. “Jeg har brug for en person, som ikke bare vil bruge jobbet som et springbræt. Den type møder bare op og får deres løn. For at kunne vokse har man brug for en, der har lyst til at være der og kan se virksomhedens vision for sig. Vi vil gerne vokse som virksomhed, og det er virkelig svært, for de fleste vil bare se det som et midlertidigt job og derefter gå videre til noget andet.”
Sascha har en lignende tilgang i forhold til at afholde ansættelsessamtaler – han fokuserer mest på at have en afslappet samtale. “Vi stiller næsten ingen spørgsmål. Det handler mere om at lære hinanden at kende. Vi drikker kaffe sammen og taler om, hvor de kommer fra, hvad de laver, hvad de interesserer sig for.”
Hvilke færdigheder leder du efter hos potentielle medarbejdere?
Alle har noget forskelligt at byde på … så tænk på den type person, som du gerne vil arbejde sammen med hver dag. Disse tre caféejere går alle sammen efter personlighed. “Da [vores medarbejdere] står helt alene med det hele, er det ekstremt vigtigt for os, at vi kan stole på dem,” siger Sascha. “Og derfor er personlighed det absolut vigtigste for os.”
Han leder efter medarbejdere, som ikke er bange for en udfordring. “Det er meget vigtigt for os, at de er virkelig selvstændige og selv kan løse problemer. Bilen ryster, vores kaffemaskine er en diva … der sker noget hele tiden, og de skal kunne løse disse problemer alene i stedet for at give op og gå deres vej. Vi beder dem om at være fleksible og tilbyder dem det samme. Hvis nogen meddeler med kort varsel, at de ikke kan arbejde den dag, er det ikke en katastrofe.”
På dette stadie i deres rejse som mindre virksomhed prioriterer Milk + Pull medarbejdere med erfaring. “Så sent som for to år siden var vi åbne over for at sige: ‘Vi oplærer dig,’ og vi klarer hele oplæringen, ikke bare til at blive barista og lave kaffe, men til faktisk at forstå kaffe og udvikle din viden,” siger Angela. Men efter at have drevet virksomheden i ni år indså de, at de havde brug for at have en balance mellem nybegyndere i kaffebranchen og mere erfarne medarbejdere. “Vi giver stadig folk muligheden, hvis de ikke har erfaring allerede, for det vil vi altid gerne. Men vi har også skabt en balance med folk, der allerede har erfaring.”
Sascha bekymrer sig mindre om erfaring og fokuserer mere på personlighed. “Vi kan godt lide at arbejde sammen med folk, som vi synes er cool, som vi synes har en fed personlighed og er pålidelige og sjove at være sammen med. Vi har et meget alsidigt team. Og hvis de aldrig har lavet kaffe før, er det for os ingen årsag til at udelukke dem. Vi kan lære folk at lave kaffe, men vi kan ikke lære dem at passe ind i konceptet og teamet.”
Angela og Joe leder også efter folk, der har en ægte interesse i kaffe: “[Vi vil gerne have en, som er] nysgerrig omkring processen, hvor det kommer fra, hvordan det fremstilles. Det er den type spørgsmål, vi altid stiller … om interessen og nysgerrigheden i forhold til kaffe.” Hun leder også efter folk, som er imødekommende. “Lokalsamfundet er ekstremt vigtigt,” siger Angela. “Vi skal sikre os, at medarbejderne har lyst til at skabe en relation til lokalsamfundet og være en del af et miljø, hvor vi har den relation. En af vores værdier er, at når nogen kommer ind igennem døren, så stræber vi efter, at [vores medarbejdere] enten kender deres navn, eller ved, hvad de normalt køber at drikke.”
Anthony har lignende prioriteter – han leder efter samtalefærdigheder og selvtillid. “Min café hedder Fika, og det begreb dækker over at samle folk. Vi gør meget ud af at tale med kunderne, så det er noget, vi kræver af personalet.”
Hvordan har det været af blive leder?
Selvom du måske har erfaring fra et tidligere job med at være leder for en medarbejder, er det en meget mere personlig oplevelse at hyre en medarbejder til din egen virksomhed – du giver dem ansvaret for din virksomhed, og det er en stor finansiel investering at ansætte dem.
Angela og hendes mand har begge ledererfaring fra deres tid som ansatte, hvor de var ledere for flere personer ad gangen – det er en noget andet situation end med deres nuværende personale på næsten 30 medarbejdere. “Der er ligheder … men det var en hård læreproces. Man har forskellige ambitionsniveauer og forskellige personlighedstræk. Det tror jeg faktisk var den hårdeste del af læreprocessen. Man tænker: ‘Hov, jeg har ikke en HR-afdeling. Der er kun mig. Jeg skal selv udvikle håndbøger og kommunikation og onboarding og oplæring.”
Anthony har tidligere ledererfaring fra restaurationsbranchen, men i et meget større etablissement. Han husker, at der var forskellige ledelsesniveauer med masser af mennesker at uddelegere opgaver til. I sådan et setup “bliver arbejdsbyrden ligesom bare spredt ud, og alle får deres egne opgaver og deres egne ansvarsområder. Og det kan man gøre, når man arbejder for en stor virksomhed.” Men nu hvor han ejer sin egen virksomhed, kommer Anthony til at gøre alting selv … i hvert fald indtil han har økonomien til at betale for en medarbejder på lederniveau.
Sascha siger, at han ikke havde meget ledererfaring, før de startede brewdis. “Vi har allesammen en lille smule teamerfaring fra vores egne jobs, men når du ejer virksomheden, er det noget helt andet. Hvis den er din egen, overvejer du alt fire gange og har en anden tilgang til det.”
Hvad er udfordrende ved at være leder for medarbejdere?
Anthony nævner tillid som en af de sværeste – og vigtigste – ting ved at være leder. “Hvis du gerne vil udvide virksomheden, skal du have tillid til folk. Og jeg er typen, der ikke stoler på særligt mange mennesker. Så prøver jeg at tænke som en forretningsmand og siger til mig selv: ‘Det bliver jeg nødt til – jeg bliver nødt til at stole på andre, for ellers kan virksomheden ikke vokse.’ Du bliver nødt til at give slip på nogle områder og lade dem tage over.”
Angela og Joe fokuserer på åben kommunikationen med deres medarbejdere for at forhindre problemer. “De samme ting, som driver vores virksomhed – det vil sige at være en del af lokalsamfundet, være åbne og imødekommende over for alle – det overfører vi til, hvordan vi behandler vores medarbejdere. Den åbne kommunikation er virkelig vigtig – sådan prøver vi at gribe eventuelle misforståelser med en medarbejder an. Det handler i bund og grund om at tage sig tid til at lytte og give feedback, også når folk forlader virksomheden. Vi forsøger virkelig at forstå deres oplevelse.”
Milk + Pull forsøger også at give deres personale grundlaget for at opnå gode resultater. “Vi har oplevet, at folk har sagt: ‘Jeg vil rigtig gerne være barista.’ Men de har ikke forstået, at det ikke kun handler om at stå bag en espressomaskine og lave kaffe. Du skal give kunderne en god oplevelse, tale med dem, være imødekommende. Og det er nogle mennesker ikke interesserede i at gøre. I disse situationer prøver vi at finde en stilling til dem i vores virksomhed, der passer bedre til dem.”
På grund af brewdis’ kultur stræber Sascha og de andre medejere efter at skabe en følelse af fællesskab i deres ledelsesstil. “Vi er ikke bare medarbejdere og arbejdsgivere, det er mere en fællesskabsfølelse, og at alle har det godt, når arbejdsdagen er slut. Efter min mening er det både det sværeste og det vigtigste.”
Har I nogensinde måttet fyre en medarbejder?
Alle virksomhedsejere må på et tidspunkt fyre en medarbejder – og det kan være svært. “Jeg kan tælle de lidt ubehagelige fyringer på én hånd,” siger Angela. “Men i disse situationer handler det igen om åben kommunikation.”
“Nogle gange tager folk det personligt, og det gør vi også, for det er vores virksomhed,” fortsætter hun. “Og egentlig handler det jo bare om, at de er på vej i en anden retning, end vi er. Og det prøver vi altid at understrege – åbenheden omkring hvor vi forsøger at bevæge os hen, og hvor de går en anden vej. At det ikke virker som om, at vi bevæger os i den samme retning. Vi er jo alle voksne mennesker,” tilføjer Angela. “Vi prøver at være meget medfølende i vores tilgang, når vi kommunikerer med dem.”
Sascha kan kun huske at have fyret en enkelt medarbejder, fordi det ikke var et godt match. “Det er okay at lave fejl, og det sker for os alle. Vi snakkede om det og forklarede, at vi ikke syntes, at det var et godt match.”
Hvordan holder i moralen i teamet oppe?
Det er nemmest at få medarbejdere til at blive, hvis du skaber en virksomhed, der er en god arbejdsplads. Disse caféejere har alle deres egen tilgang til at vise deres medarbejdere, hvor meget de sætter pris på dem.
“Vi har mange teambuilding-dage,” siger Anthony. “I næste uge tager jeg alle medarbejderne med ud til den nyåbnede café.” Han giver dem også ting som fodboldbilletter og fyraftensdrinks. “Jeg tror på, at det er de små ting, der gør hele forskellen. Du behøver ikke at betale for at tage dem med på en ferie. Det kunne bare være for eksempel at invitere på sen frokost. Det kan du nemt gøre, og de vil sætte pris på det.”
“At holde holdånden oppe er den største udfordring, synes jeg,” siger Sascha. “Det, de laver, skal på en eller anden måde betyde noget for dem, og vi prøver at få dem til at forstå, at vi er afhængige af dem. Vi gør vores bedste for også at give en masse tilbage. Jeg synes, at vi skaber et rigtigt godt arbejdsmiljø. Jeg synes, at det er vigtigt, at folk kan lide deres arbejde og føler, at de bliver behandlet ordentligt.”
Angela og hendes mand gør meget ud af at anerkende, når deres medarbejdere gør et godt stykke arbejde. “Mange af vores ledere forfremmer vi fra andre roller i virksomheden. Det handler om at finde ud af, hvem der er interesseret i kaffe, hvem der har den relation, ikke bare til kunderne, men til de andre i butikken. Og vi prøver at lede dem i den retning. Så når der opstår ledige lederstillinger i en butik, er det de personer, vi spørger først.”
De holder også øje med generelle styrker og unikke færdigheder hos deres medarbejdere. “Vi havde engang en barista, som ikke var helt så god til mennesker og ikke rigtigt skabte en relation til folk, men var meget videnskabeligt anlagt. Og da vi besluttede os for at begynde at riste vores egen kaffe, tænkte vi, at han tænkte på en måde, som måske ville gøre ham dygtig til at riste. Så han blev oplært, og vi startede vores risteri i samarbejde med ham. På den måde kunne vi overføre denne person fra en rolle, der ikke rigtigt passede til ham, og give ham en ny karrierevej.”
Har I et ‘teamlook’?
Interessant nok har ingen af disse caféer en uniform, men Anthony beder alle om at bære et forklæde ovenpå deres almindelige tøj. “Men de skal selvfølgelig stadig være præsentable og have den rigtige stil,” siger han.
Milk + Pulls medarbejdere har heller ingen ‘officiel’ uniform. “Vi vil gerne have, at folk stadig er sig selv, når de møder på arbejde. Så vi har ingen dresscode. Musikken, vi spiller i butikkerne, er endda også bare, hvad medarbejderne lytter til. Du er med til at skabe den oplevelse, vi giver, når du er her.”
“Vi har t-shirts, der er brandet efter det sted, hvor caféen ligger. Trykket på disse t-shirts passer til den del af byen, vi er i, og dem er folk glade for at have på. Kunderne elsker dem, så hver gang vi får en ny sending spørger medarbejderne, om de må få en. Og så tager de dem selv på.”
Sascha siger, at de oprindeligt havde planlagt at samle teamet med ens uniformer, der repræsenterer brandet, men tingene ændrede sig. “Vi indså hurtigt, at det fjerner det personlige præg. I vores tilfælde var ensartethed slet ikke noget, der passede til os. Vi har nu et virkelig alsidigt team, de er allesammen spændende personligheder, og det vil vi ikke skjule. De kan have det på, de har lyst til. Her kan alle mere eller mindre gøre, som de vil. Kun kaffen skal de lave på den samme måde.”
Hvilke råd har I til virksomhedsejere, som skal til at hyre deres første medarbejder?
Anthonys råd er at følge din mavefornemmelse. “Det vigtigste er, at I har en behagelig samtale. Du vil gerne lære dem at kende som person og se, hvordan de opfører sig. Hvis det føles naturligt at tale med dem, og du føler, at du har kendt dem i lang tid, er det det vigtigste. Bare følg din mavefornemmelse.”
Angelas råd er at kommunikere dine forventninger klart og tydeligt. “Meget af tiden, når du er i opstartsfasen, leder du egentlig bare efter en person, som møder op. Og det kan være det nemmeste at gøre. Men undersøg, hvem der er interesseret i det, du laver, og i din vision. En, der er nysgerrig og vil være en del af det hele. For når du er ved at starte op, gør det virkelig en forskel at have den rigtige person, som faktisk vil hjælpe med at markedsføre dit brand. De repræsenterer dit brand, når du ikke er der.” Hun råder til at finde personale, som er nysgerrige og tænker fremad, og som ønsker at være en del af din rejse. “Du er ved at etablere dit brand og bygge et fundament. Så du skal have de rigtige mennesker med ombord.”
